В каждой компании, в том числе и в ОДО «Виталюр», есть определенный перечень нормативных и регламентных документов, которые актуальны для данной организации, сферы деятельности. Эти документы составляются, утверждаются, согласовываются, а потом доводятся до сотрудников, при необходимости корректируются и дополняются. Сотрудники должны ознакомиться с содержанием файлов, чтобы учитывать их ключевые положения в своей работе. Руководители отделов, в свою очередь, отслеживают, чтобы все подчиненные изучили необходимые документы.
Перечень документов, обязательных для ознакомления, может варьироваться в зависимости от наименования отдела. Например, для сотрудников юридического отдела актуальны одни файлы, для специалистов отдела сбыта — другие. Если в компанию приходит новый сотрудник, ему необходимо ознакомиться со всеми документами, предназначенными для его отдела.
Чтобы процесс работы с документацией был минимально затратным и максимально оперативным, целесообразно внедрение модуля электронного документооборота. Он предусматривает хранение всех необходимых документов в цифровом формате, предоставление доступа к файлам сотрудникам (всем или
1
Оцифровать внутренние документы ОДО «Виталюр», обеспечить их безопасное хранение;
2
Внедрить алгоритм работы с электронными документами (создание, согласование, ознакомление) в системе Битрикс24;
3
Выполнить разработку модуля электронного документооборота исходя из пожеланий заказчика.
Документов в «Виталюре» очень много, свои правила и требования разработаны для всех отделов. Соответственно, для каждого документа необходимо было предусмотреть доступ определенного круга специалистов, распределить все файлы по типам, отделам. У каждого из них свой срок действия, поэтому было важно настроить уведомления автору (начальнику юридического отдела, руководителю производственного отдела, бухгалтеру и так далее) о том, что срок действия истекает.
После завершения всех этапов разработки модуля, работа с электронными документами в ОДО «Виталюр» строится следующим образом:
1
Ответственное лицо (автор) заводит
2
После запуска процесса ответственным лицом документ отправляется на согласование. Обычно этим занимаются руководители отделов. Если по мнению
1
Документ попадает в отдел документооборота (канцелярию). Здесь файл проверяют на соответствие нормам делопроизводства, наличие орфографических и других ошибок, после исправления всех недочетов распечатывают и отдают на подпись руководству (гендиректору, начальнику коммерческого отдела и так далее). После подписания документ считается принятым;
2
Документ сканируется и загружаются в формате PDF в систему Битрикс24. С этого момента все сотрудники, которым предусмотрен доступ к файлу, могут его читать и использовать в работе;
3
Сотрудники, которые должны ознакомиться с документом, делают это в формате задач. Например, при принятии нового документа, касающегося отдела продаж, соответствующая задача появляется у всех специалистов этого отдела. Когда файл изучен, каждый из них ставит соответствующую отметку в Битрикс24. Соответственно, если в компанию приходит новый сотрудник, ему предстоит ознакомиться со всеми документами, касающимися его отдела, это тоже фиксируется в формате задачи.
Руководители каждого отдела могут просматривать информацию о том, какие сотрудники ознакомились и не ознакомились с документом. Такие отчеты, которые генерируются системой, они получают на электронную почту.
Если в документ вносятся изменения, формируется так называемая цепочка файлов из предыдущей версии, действующего варианта, а также связанных с ними документов (например, приложений).
Файлы хранятся в разделе «Нормативные документы» системы. Для всех пользователей доступны: база данных файлов, документы, запущенные авторизованным пользователем, а также поступившие ему на согласование, ознакомление, опция запуска документа. Для канцелярии доступными действиями являются: форматирование и регистрация, добавление файла без согласования, ограничение и предоставление доступа, отчет по задаче об ознакомлении (с возможностью выгрузки в
В «Базе нормативных документов» для перехода к конкретным файлам нужно выбрать раздел в меню слева. Все пользователи могут скачивать документы, запрашивать доступ к ним, специалисты канцелярии — скачивать, перемещать в архив, удалять. Также на странице предусмотрен поиск, фильтр и возможность выбирать отображаемые столбцы;
Страница «Мои документы» имеет опцию просмотра истории изменений файла;
При запуске документа обязательно заполнение определенных полей: нужно выбрать конкретный файл, указать классификатор, ввести название документа, выбрать подразделения для предоставления прав доступа и ФИО сотрудников, которые должны его согласовать;
На странице «Согласование документов» отображаются файлы, поступившие на согласование авторизованному пользователю. Чтобы открыть карточку с заданием, необходимо в столбце «Задание» нужного документа нажать на «Открыть карточку документа». В карточке файл можно скачать, согласовать, отправить на доработку, оставить комментарий;
Функционал страницы «На исполнении у автора» схож с опциями раздела «Согласование документов». Когда файл поступает на доработку, появляется специальная карточка, в которой можно скачать, прикрепить исправленный документ, отправить файл повторно, отметить как неактуальный, оставить комментарий. Если документ пришел на утверждение, в столбце «Задание» нужно нажать на «Распечатать документ и утвердить», после чего откроется карточка документа, где его можно скачать, утвердить, утвердить повторно, оставить комментарий;
Окно списка «Форматирование и регистрация» аналогично странице «Согласование документов». Непосредственно для форматирования необходимо нажать на «Перейти к документу для форматирования»;
Страница «На ознакомлении» содержит список всех задач на ознакомление с документами. Для перехода в окно задачи нужно кликнуть по ее названию. Далее доступно скачивание файла, переход в общую базу, закрытие задачи после ознакомления.
Разработка модуля электронного документооборота в системе Битрикс24 ОДО «Виталюр» позволила:
1
Оптимизировать процесс создания, согласования, утверждения и ознакомления с нормативными документами компании;
2
Увеличить прозрачность документооборота, повысить контроль со стороны руководства над этим направлением деятельности;
3
Автоматизировать процесс работы с нормативными документами, сэкономив тем самым ресурсы сотрудников.
Оптимизировали обработку заказов, интегрировав R-keeper с сайтом для максимальной автоматизации и улучшения клиентского сервиса.
Создали удобные, привлекательные и конкурентоспособные сайты интернет-магазина и площадки для проведения электронных аукционов.
Разработали и протестировали автоматизированное рабочее место (АРМ), чем обеспечили возможность заключения договоров ДНПС вне офисов.
Внедрили и настроили CRM систему, синхронизировали ее с системой корпоративной IP-телефонии Oktell, 1С и другими сервисами.
Разработали конкурентоспособный сайт, напрямую связанный с CRM, который отвечает всем современным требованиям.
Разработали модуль оптимизации работы с обходными листами, что позволило сократить время на оформление, количество работы между отделами и повысило контроль над процессами.
Осуществили техобслуживание - оптимизировали и устранили ошибки, откорректировали тексты, поправили поисковую выдачу на сайте Суда ЕАЭС, сделав его удобным для пользователей.
