Автоматизация процессов внутренней коммуникации и задач в Битрикс24

Бизнес, который взаимодействует с большим числом клиентов, рано или поздно принимает решение о внедрении CRM. Одним из наиболее востребованных вариантов является Битрикс24. Программа автоматизирует процессы взаимодействия внутри компании, делая процесс постановки и реализации бизнес-задач более прозрачным и эффективным.

Битрикс24 как инструмент для коммуникации

Битрикс24 — это продукт, который будет полезен всем сотрудникам компании: руководителям, маркетологам, аналитикам, менеджерам и так далее. Некоторые функции Битрикс ориентированы на внешнее взаимодействие с клиентами, а некоторые — на внутренние процессы коммуникации.

Один из таких сервисов — онлайн-офис, который представляет собой корпоративный портал, единое пространство с коммуникационными инструментами для общения всех сотрудников компании и автоматизации внутреннего взаимодействия.

Офис Битрикс24 — это:

1. 1

   Единый мессенджер для всей команды. Сотрудники могут создавать чаты, созваниваться (в том числе по видеосвязи), проводить онлайн-встречи с автоматической записью. Особенно актуален единый канал связи для сотрудников, работающих в удаленном формате, ведь при использовании Битрикс24 налаживается эффективная командная работа, создается коллаборация в команде;

2. 2

   Сервис видеоконференций. Принять участие в совещании могут не только члены команды, но и клиенты, партнеры: регистрация внешним гостям в системе не нужна, достаточно ссылки-приглашения. Максимальное количество участников — 48 человек, время конференции не ограничено. Настройки позволяют записывать конференцию, воспроизводить демонстрацию экрана, менять фон участников, задавать интересующие вопросы в чате. Итоги встречи можно зафиксировать в общем диалоговом окне с помощью сервиса «Резюме»;

3. 3

   Оперативный обмен документами, файлами, другой важной информацией, новостями для эффективной командной работы. В Битрикс24 есть общая лента, где сотрудники могут размещать посты. Это могут быть как срочные уведомления, так и другие сообщения (например, поздравления, информирование о принятии в штат новых работников). Здесь же можно создавать опросы, запускать обсуждения, прикреплять фото, видео;

4. 4

   Возможность добавлять новых сотрудников. Когда штат компании расширяется, важно как можно быстрее познакомить новых специалистов с командой, включить их в работу, и Битрикс24 решает эту задачу. Пригласить нового участника можно по ссылке, через электронную почту, с помощью СМС-сообщения или вручную;

5. 5

   Планирование. В Битрикс24 есть календарь, в котором можно отмечать дату и время встреч, звонков, приглашать на мероприятия других людей. Входить в календарь можно с устройств с разными операционными системами, сервис интегрируется с календарем, синхронизируется с почтой;

6. 6

   Корпоративная почта. Получив сообщение, пользователь может ставить задачи непосредственно из письма, обсуждать корреспонденцию с командой;

7. 7

   База знаний. Обычно в нее перемещают инструкции, обучающую информацию, которая будет особенно полезной новичкам;

8. 8

   Индивидуальный профиль каждого сотрудника. Виджет позволяет создать карточку и аватар специалиста исходя из его собственных предпочтений. Например, в профиле можно опубликовать уровень стресса, рассказать об увлечениях;

9. 9

   Команда. В Битрикс24 можно найти перечень всех сотрудников компании с указанием должности, контактов и прочей информации. Это значительно облегчает поиск коллег, особенно на стадии адаптации;

10. Комьюнити. В системе можно создавать разные группы: с коллегами, клиентами, достигая оптимизации рабочих процессов.

Задачи и проекты в Битрикс24

Все проекты, которые реализуются в компании, отображаются в Битрикс24. Это исключает несвоевременное выполнение задач, затягивание дедлайнов по проектам, ведь о необходимости выполнить то или иное задание напоминают уведомления и оповещения.

В Битрикс24 можно:

• Создавать задачи, дробить их на более мелкие, добавлять чек-листы, назначать ответственных за выполнение, устанавливать и контролировать сроки. Сервис содержит фильтры, позволяющие найти в системе любую задачу за считанные секунды;

• Распределять обязанности сотрудников в решении определенной задачи: в Битрикс24 назначается ответственный, постановщик и наблюдатель. Также задачи можно назначать внештатным сотрудникам, которые не зарегистрированы в системе. Им на электронную почту придет соответствующее уведомление с возможностью доступа к данной задаче;

• Создавать шаблоны задач. Если внутри компании реализуются часто повторяющиеся задачи, система автоматически формирует их в заданный срок, помогая достичь автоматизации рабочих задач;

• Применять разные варианты планирования. Например, это могут быть диаграммы, слоты в календаре и так далее;

• Реализовать управление сроками и приоритетами. Каждый пользователь может отсортировать задачи, назначенные на него, поднять вверх задания требующие максимально быстрого выполнения;

• Создавать проекты, объединяя в них несколько смежных задач. Сортировка проектов позволяет видеть активность по каждому из них в режиме онлайн;

• Просматривать историю проектов и задач. Перейдя в карточку задачи, сотрудник увидит, когда и кем было поставлено задание, какой у него дедлайн, есть ли комментарии, на какой стадии находится выполнение задачи;

• Создавать спринты. В системе можно создать до 5 скрам-команд, которые будут работать над определенными проектами. Это дает возможность анализировать динамику, вносить своевременные коррективы в процесс работы, внедрять управление проектами;

• Использовать помощь роботов. Например, им можно доверить рассылки, коррекцию статусов задач, назначение ответственных, наблюдателей и так далее;

• Отслеживать эффективность конкретных сотрудников, наладить мониторинг выполнения задач и управление производительностью. В Битрикс24 можно анализировать отчеты и показатели, создавать KPI.

Доступ к задачам и проектам осуществляется как со стационарных устройств, так и со смартфонов. Это тоже способствует улучшению внутренней эффективности в плане реализации основных задач компании.

Заключение

Таким образом, Битрикс24 — это не только CRM, но и целый набор дополнительных полезных функций, позволяющих бизнесу выйти на новый уровень развития и достичь поставленных целей. Инструменты коммуникаций и управления задачами, проектами, встроенные в программу, способны улучшить психологический климат внутри коллектива, наладить эффективное взаимодействие сотрудников, повысить продуктивность компании за счет учета всех задач и своевременного их выполнения.

Остались вопросы? Специалисты «ТехноИнновации» — сертифицированного партнера Битрикс24 — разъяснять все нюансы и займутся внедрением программы в вашей компании: быстро, качественно, в соответствии с вашими пожеланиями и запросами.