Импорт данных в Bitrix24: избегаем распространенных ошибок

<p class="text">Система Битрикс24 содержит много информации, и бывают случаи, когда она импортируется из сторонних источников. Перенесение необходимых данных вручную занимает много времени, требует внимания и усидчивости для исключения рисков возможных ошибок. Решает эту проблему автоматический импорт сведений в Bitrix24. </p> <h2 class="standart_h2 standart_bold-font">Что подразумевает импорт данных</h2> <p class="text">Чаще всего необходимость <a target="_blank" href="https://techin.by/bitriks24/">перенесения данных в Битрикс24</a> возникает тогда, когда в процессе <nobr>бизнес-деятельности</nobr> у компании аккумулируется большое количество информации в разных системах и для ее систематизации, обработки и хранения необходим импорт в единую среду. В большинстве случаев сценарии импорта предполагают: </p> <ul class="standart__list mt-1"> <li class="standart__list-item"><p>перенесение информации из других <nobr>CRM-систем</nobr>; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p>дублирование сведений из сторонних программ и сервисов (например, EXCEL, Google Sheets, разные редакции 1С). </p> </li> </ul> <p class="text standart_bold-font mt-1">Перенести можно лиды, товары, сделки, контакты, товары. </p> <img src="/blog/img/razrabotka_modulei_interface-scaled2.jpg" class="cases-detail__img mb-1 mt-1"> <p class="text">Импорт вручную — это долго, к тому же не исключено влияние человеческого фактора, как следствие — риски неточностей и несоответствий. Поэтому оптимальное решение — воспользоваться специальными инструментами системы, позволяющими импортировать данные в Битрикс24 с минимальным участием сотрудников. </p> <h2 class="standart_h2 standart_bold-font">Варианты импорта </h2> <blockquote class="text">Перенесение данных возможно в формате CSV. По сути это текстовый файл с расширением.csv, который предназначен для представления табличных данных и позволяет легко импортировать информацию из одной системы в другую. Используя формат CSV, можно перенести сведения как из других CRM, так и из таблиц. Например, если речь идет об EXCEL, то для формирования CSV при сохранении файла необходимо выбрать опцию «Сохранить как», после чего — тип файла CSV. </blockquote> <p class="text mb-1">Чтобы рассказать, как работает импорт, приведем конкретный пример.<br><br> Допустим, в Bitrix24 CRM нужно импортировать контакты, которые хранятся в отдельном файле. <span class="standart_bold-font">Для этого в CRM:</span></p> <ul class="standart__list"> <li class="standart__list-item"><p>Открываем раздел контактов (во вкладке «Клиенты»), потом — выбираем способ импорта «CSV со своими настройками» из выпадающего списка (открывается при нажатии на «шестеренку»).</p></li> <li class="standart__list-item"><p>В появившемся меню настроек находим шаблон файла для импорта и скачиваем его, чтобы существующий файл с контактами привести в соответствие шаблону.</p></li> <li class="standart__list-item"><p>Когда документ готов, загружаем его, нажав кнопку «Загрузить файл». После этого заполняем все поля.</p></li> <li class="standart__list-item"><p>Автоматические определение кодировки, которое задано по умолчанию, оставляем активным. Дальше — маппинг, который позволяет убедиться в том, что поля документа и CRM соответствуют друг другу (обычно эти сведения задаются системой автоматически).</p></li> <li class="standart__list-item"><p>Если автоматика не сработала, нужно в системе самостоятельно выбрать подходящее поле, чтобы пользовательский и системный вариант совпадали. Для успешного перенесения контакта в файле необходимо указать его фамилию и имя.</p></li> <li class="standart__list-item"><p>Чтобы посмотреть, что все сведения внесены верно, используем опцию просмотра примера импортируемых данных. Если выявлены несовпадения или несоответствия, устраняем их, если все в порядке — нажимаем кнопку «Далее». </p></li> <li class="standart__list-item"><p>Если подключенный тариф позволяет, выполняем настройки контроля дубликатов и сразу нажимаем кнопку «Далее» для запуска процесса. Если все выполнено правильно, на экране отобразятся итоги импорта (в нашем случае количество перенесенных контактов). </p></li> <li class="standart__list-item"><p>Для продолжения работы в CRM кликаем «Готово». Для запуска нового процесса импорта контактов нажимаем соответствующую кнопку — «Новый импорт». </p></li> </ul> <blockquote class="text mt-1 mb-1">Также импорт можно осуществить с помощью одного из приложений, которые представлены в Маркете Битрикс24. Для этого в каталоге нужно перейти в соответствующий раздел (экспорт, импорт данных) и в представленном перечне найти подходящий вариант (почти все доступны по подписке). </blockquote> <h2 class="standart_h2 standart_bold-font">Возможные ошибки и способы их избежать</h2> <p class="text">Перед запуском импорта данных в Bitrix24 необходимо знать, какие ошибки могут быть допущены и как из избежать. </p> <img src="/blog/img/content2.jpg" class="cases-detail__img mb-1 mt-1"> <p class="text">При <a target="_blank" href="https://techin.by/bitriks24/">переносе контактов, компаний в Bitrix24</a> (самые распространенные варианты импорта) не исключены ситуации, когда: </p> <ul class="standart__list mt-1"> <li class="standart__list-item"><p>Все необходимые поля отображаются в общей ячейке EXCEL после скачивания шаблона. В этом случае в первую очередь нужно вернуть файлу изначальную версию. Для этого можно создать новый документ, после чего во вкладке «Данные» выбрать опцию получения их из внешних источников, потом — источник текст. Далее система предложит выбрать файл, в нашем случае нужно указать шаблон. При указании формата данных важно выбрать вариант «с разделителями», в качестве <nobr>символа-разделителя</nobr> — запятую. Каждый шаг важно подтверждать нажатием кнопки «Далее». Когда все этапы пройдены, пользователь должен кликнуть «Готово». В результате в распоряжении окажется изначальный файл, который нужно использовать для импорта контактов в Bitrix24; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p>При запуске импорта на экране появляется уведомление о том, что найдена всего одна колонка, система рекомендует проверить правильность указанного разделителя. В этом случае нужно нажать кнопку «Назад», после чего из предложенных вариантов выбрать другой вариант разделителя в настройках параметрах импорта; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p>В поле «Дата» отображается некорректное значение. Данная ошибка возникает в том случае, если формат даты в системе и в пользовательском файле не совпадают. Для устранения несоответствия нужно задать правильное значение в поле «Формат даты» в Bitrix24. </p> </li> </ul> <p class="text mb-1 mt-1">При импорте контактов и компаний в Битрикс24 важно понимать, что ключевое условие успешной процедуры — установлением соответствий между этими двумя сущностями, а оно осуществляется исключительно по названию компании. И если, к примеру, в списке контрагентов в 1С название компании будет одним, а в перечне контактов у определенного контакта — другим, при импорте необходимый контакт не будет синхронизирован с указанной компанией, в системе будет создана новая компания. Причем несоответствие может быть самым незначительным — лишний пробел, знак препинания или буква. </p> <img src="/blog/img/bitrix24-11.jpg" class="cases-detail__img mb-1"> <p class="text">Также для успешного импорта данных и предотвращения возможных ошибок важно уделить должное внимание файлу, который планируется импортировать. В первую очередь стоит убедиться в том, что наименования и тип полей в документе соответствуют данным, содержащимся в Битрикс24. Поля в Bitrix делятся на стандартные, которые по умолчанию присутствуют в карточках в CRM, и дополнительные, которые можно создать вручную. Поэтому если в файле, который нужно импортировать, есть поля, не существующие в Битрикс24, их нужно создать в системе через настройки CRM. </p> <h3 class="standart_h3 standart_bold-font">Другие нюансы, которые следует учитывать при импорте данных в Bitrix24:</h3> <ol class="standart__list"> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 1 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Если в файле отсутствуют обязательные поля, автоматическое перенесение сведений не запустится. Например, для компаний и сделок обязательным полем является их название, для контактов — фамилия и/или имя; </p> </li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 2 </p> <div class="stage-line"> </div> <p> Чтобы избежать повторения данных при импорте, целесообразно воспользоваться опцией «Контроль дубликатов». Когда система находит совпадения, она подсвечивает похожие данные и позволяет разрешить импорт несмотря на совпадения, заменить поля в Битрикс24 информацией из файла, объединить информацию. Обычно функция контроля используется при импорте контактов, компаний, сделок, лидов. По умолчанию поиск дублей происходит по названию, номеру телефона и адресу электронной почты, но можно задать и свои критерии (например, номер расчетного счета и налогоплательщика); </p> </li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 3 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Импорт данных — не очень сложная процедура, ее можно выполнить самостоятельно. Но если за один раз нужно перенести много данных (большое количество сущностей, полей), то не исключены проблемы, ошибки. Поэтому в таких ситуациях рекомендуется обращаться к сертифицированным партнерам Bitrix для осуществления импорта.<span id="bx-cursor-node"> </span> </p> </li> </ol>

13.06.2024 11:20:00

24.07.2024 17:25:08