Система Битрикс24 содержит много информации, и бывают случаи, когда она импортируется из сторонних источников. Перенесение необходимых данных вручную занимает много времени, требует внимания и усидчивости для исключения рисков возможных ошибок. Решает эту проблему автоматический импорт сведений в Bitrix24.
Чаще всего необходимость перенесения данных в Битрикс24 возникает тогда, когда в процессе
перенесение информации из других
дублирование сведений из сторонних программ и сервисов (например, EXCEL, Google Sheets, разные редакции 1С).
Перенести можно лиды, товары, сделки, контакты, товары.
Импорт вручную — это долго, к тому же не исключено влияние человеческого фактора, как следствие — риски неточностей и несоответствий. Поэтому оптимальное решение — воспользоваться специальными инструментами системы, позволяющими импортировать данные в Битрикс24 с минимальным участием сотрудников.
Перенесение данных возможно в формате CSV. По сути это текстовый файл с расширением.csv, который предназначен для представления табличных данных и позволяет легко импортировать информацию из одной системы в другую. Используя формат CSV, можно перенести сведения как из других CRM, так и из таблиц. Например, если речь идет об EXCEL, то для формирования CSV при сохранении файла необходимо выбрать опцию «Сохранить как», после чего — тип файла CSV.
Чтобы рассказать, как работает импорт, приведем конкретный пример.
Допустим, в Bitrix24 CRM нужно импортировать контакты, которые хранятся в отдельном файле. Для этого в CRM:
Открываем раздел контактов (во вкладке «Клиенты»), потом — выбираем способ импорта «CSV со своими настройками» из выпадающего списка (открывается при нажатии на «шестеренку»).
В появившемся меню настроек находим шаблон файла для импорта и скачиваем его, чтобы существующий файл с контактами привести в соответствие шаблону.
Когда документ готов, загружаем его, нажав кнопку «Загрузить файл». После этого заполняем все поля.
Автоматические определение кодировки, которое задано по умолчанию, оставляем активным. Дальше — маппинг, который позволяет убедиться в том, что поля документа и CRM соответствуют друг другу (обычно эти сведения задаются системой автоматически).
Если автоматика не сработала, нужно в системе самостоятельно выбрать подходящее поле, чтобы пользовательский и системный вариант совпадали. Для успешного перенесения контакта в файле необходимо указать его фамилию и имя.
Чтобы посмотреть, что все сведения внесены верно, используем опцию просмотра примера импортируемых данных. Если выявлены несовпадения или несоответствия, устраняем их, если все в порядке — нажимаем кнопку «Далее».
Если подключенный тариф позволяет, выполняем настройки контроля дубликатов и сразу нажимаем кнопку «Далее» для запуска процесса. Если все выполнено правильно, на экране отобразятся итоги импорта (в нашем случае количество перенесенных контактов).
Для продолжения работы в CRM кликаем «Готово». Для запуска нового процесса импорта контактов нажимаем соответствующую кнопку — «Новый импорт».
Также импорт можно осуществить с помощью одного из приложений, которые представлены в Маркете Битрикс24. Для этого в каталоге нужно перейти в соответствующий раздел (экспорт, импорт данных) и в представленном перечне найти подходящий вариант (почти все доступны по подписке).
Перед запуском импорта данных в Bitrix24 необходимо знать, какие ошибки могут быть допущены и как из избежать.
При переносе контактов, компаний в Bitrix24 (самые распространенные варианты импорта) не исключены ситуации, когда:
Все необходимые поля отображаются в общей ячейке EXCEL после скачивания шаблона. В этом случае в первую очередь нужно вернуть файлу изначальную версию. Для этого можно создать новый документ, после чего во вкладке «Данные» выбрать опцию получения их из внешних источников, потом — источник текст. Далее система предложит выбрать файл, в нашем случае нужно указать шаблон. При указании формата данных важно выбрать вариант «с разделителями», в качестве
При запуске импорта на экране появляется уведомление о том, что найдена всего одна колонка, система рекомендует проверить правильность указанного разделителя. В этом случае нужно нажать кнопку «Назад», после чего из предложенных вариантов выбрать другой вариант разделителя в настройках параметрах импорта;
В поле «Дата» отображается некорректное значение. Данная ошибка возникает в том случае, если формат даты в системе и в пользовательском файле не совпадают. Для устранения несоответствия нужно задать правильное значение в поле «Формат даты» в Bitrix24.
При импорте контактов и компаний в Битрикс24 важно понимать, что ключевое условие успешной процедуры — установлением соответствий между этими двумя сущностями, а оно осуществляется исключительно по названию компании. И если, к примеру, в списке контрагентов в 1С название компании будет одним, а в перечне контактов у определенного контакта — другим, при импорте необходимый контакт не будет синхронизирован с указанной компанией, в системе будет создана новая компания. Причем несоответствие может быть самым незначительным — лишний пробел, знак препинания или буква.
Также для успешного импорта данных и предотвращения возможных ошибок важно уделить должное внимание файлу, который планируется импортировать. В первую очередь стоит убедиться в том, что наименования и тип полей в документе соответствуют данным, содержащимся в Битрикс24. Поля в Bitrix делятся на стандартные, которые по умолчанию присутствуют в карточках в CRM, и дополнительные, которые можно создать вручную. Поэтому если в файле, который нужно импортировать, есть поля, не существующие в Битрикс24, их нужно создать в системе через настройки CRM.
1
Если в файле отсутствуют обязательные поля, автоматическое перенесение сведений не запустится. Например, для компаний и сделок обязательным полем является их название, для контактов — фамилия и/или имя;
2
Чтобы избежать повторения данных при импорте, целесообразно воспользоваться опцией «Контроль дубликатов». Когда система находит совпадения, она подсвечивает похожие данные и позволяет разрешить импорт несмотря на совпадения, заменить поля в Битрикс24 информацией из файла, объединить информацию. Обычно функция контроля используется при импорте контактов, компаний, сделок, лидов. По умолчанию поиск дублей происходит по названию, номеру телефона и адресу электронной почты, но можно задать и свои критерии (например, номер расчетного счета и налогоплательщика);
3
Импорт данных — не очень сложная процедура, ее можно выполнить самостоятельно. Но если за один раз нужно перенести много данных (большое количество сущностей, полей), то не исключены проблемы, ошибки. Поэтому в таких ситуациях рекомендуется обращаться к сертифицированным партнерам Bitrix для осуществления импорта.
МЫ НА СВЯЗИ
МЫ НА СВЯЗИ
