Настройка прав доступа в Bitrix24: лучшие практики для больших и малых команд

<p class="text"><a target="_blank" href="https://techin.by/bitriks24/">Настройка прав доступа в Bitrix24 —</a> условие, которое необходимо выполнять для построения четкой структуры действий сотрудников команды, повышения эффективности совместной работы, дисциплинированности персонала и безопасности системы. Только при рациональном и своевременном разграничений прав внутри компании каждый специалист будет заниматься исключительно своими профессиональными делами, не отвлекаясь на проекты других пользователей.</p> <h2 class="standart_h2 standart_bold-font">В чем важность прав доступа</h2> <p class="text">Обеспечение разграничения прав в Битрикс24 необходимо как крупным компаниям, так и небольшим командам.<br><br> <span class="standart_bold-font">Данный подход позволяет:</span></p> <ul class="standart__list"> <li class="standart__list-item"><p><span class="standart_bold-font">Открыть доступ к необходимой информации в системе</span> тем пользователям, которым она необходима для выполнения рабочих задач, и ограничить для тех сотрудников, которые в ней не нуждаются. Например, если речь идет о менеджерах продаж, то нет необходимости пользоваться каждому из них общей базой клиентов; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p><span class="standart_bold-font">Обеспечить безопасность данных в Bitrix24.</span> Сотрудники владеют доступом только к определенным сведениям системы, что минимизирует риски утечек, неправомерного использования конфиденциальной информации; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p><span class="standart_bold-font">Повысить продуктивность работы</span> каждого отдельного сотрудника и всей компании в целом; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p><span class="standart_bold-font">Создать благоприятный психологический климат в команде.</span> Когда полномочия и обязанности имеют четкую структуру, понятную всем сотрудникам, снижается уровень тревожности специалистов, повышается удовлетворенность деятельностью. </p> </li> </ul> <p class="text">Кроме этого, разграничение прав способствует быстрой адаптации к рабочим процессам новых сотрудников.</p> <h2 class="standart_h2 standart_bold-font">Управление правами доступа Bitrix24 CRM</h2> <p class="text"><span class="standart_underline-font">CRM — один из ключевых инструментов системы Битрикс24.</span> В основе алгоритма разграничения прав — принцип ролей CRM. Для каждой роли предусмотрены определенные сущности (лид, счет и так далее) и уровни доступа.<br><br> Внутри каждой сущности можно задать определенный доступ к конкретным действиям (например, изменение документов, их чтение, экспорт, импорт). Права являются уникальными, не дублируются и в большинстве случаев не конфликтуют друг с другом.<br><br> Например, если определенному пользователю разрешено добавлять новые элементы в систему, но не разрешено чтение, то после того, как он добавит определенный документ в Битрикс24, открыть и прочитать файл он больше не сможет.</p> <img src="/blog/img/c-down.jpg" class="cases-detail__img"> <p class="text">Алгоритм для перехода к соответствующему функционалу CRM следующий:</p> <ul class="standart__list"> <li class="standart__list-item"><p>В административной системе выбрать CRM; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p>Нажать «Еще»; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p>В разделе настроек кликнуть «Права доступа», после этого выбрать вариант «CRM»; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p>Выбрать существующие роли (например, директор, менеджер) или создать новые варианты, определить круг лиц для них. </p> </li> </ul> <p class="text">Роли могут <span class="standart_underline-font">носить персональный характер, то есть присваиваться лично</span> <nobr>кому-то</nobr> из сотрудников, а могут назначаться для групп, отделов (например, маркетинга, HR). Обычно эти вопросы решает руководство компании. Настройка Bitrix24 для малого бизнеса характеризуется тем, что количество ролей и число сотрудников, которым присвоена определенная роль, обычно меньше, чем в крупных компаниях.<br><br> Владельцам масштабного бизнеса необходимо учитывать то, что <span class="standart_underline-font">настройка Bitrix24 для крупных компаний ряд особенностей</span>. Например, для повышения эффективности <nobr>бизнес-процессов</nobr> в системе рекомендуется создавать дополнительные направления сделок с клиентами. Данное решение также предполагает последующую настройку прав доступа.<br><br> Если речь идет о лидах и сделках, то здесь <span class="standart_underline-font">целесообразно детализировать права</span> в разрезе стадий.</p> <h2 class="standart_h2 standart_bold-font">Bitrix24: права доступа к телефонии и <nobr>бизнес-процессам</nobr></h2> <p class="text">Телефония также предполагает разграничение доступов на основе ролей, распределенных между сотрудниками компании. Перечень уровней зависит от конкретного наименования сущности телефонии. Роли могут быть <span class="standart_bold-font">персональными и групповыми (по аналогии с CRM).</span></p> <img src="/blog/img/content.png" class="cases-detail__img"> <p class="text">Наименования ролей предложит система, для каждого варианта можно настроить параметры, выбрав определенное право для сущности и действия. Сущностей шесть, в каждую включены определенные действия и возможность <span class="standart_bold-font">устанавливать уровень права доступа.<span class="standart_bold-font"></p> <h3 class="standart_h3 standart_bold-font">Как настроить права доступа в Bitrix24 к телефонии:</h3> <ul class="standart__list"> <li class="standart__list-item"><p>Выбираем «Права доступа»; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p>Используем имеющийся список ролей или выбираем опцию «Добавить»; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p>Переходим к редактированию роли, присваивая каждой сущности (статистика звонков, запись звонка, исходящий звонок, настройки пользователя, настройки телефонии, управление номерами) и действию (просмотр, изменение, прослушивание, выполнение) определенное право из выпадающего списка; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p>Присваиваем роль конкретному пользователю или целой группе сотрудников компании. </p> </li> </ul> <p class="text">Лучшие <a target="_blank" href="https://techin.by/bitriks24/">практики прав доступа Bitrix24</a> предполагают разграничение полномочий и в плане <nobr>бизнес-процессов</nobr>. В большинстве случаев настройки выполняются сразу после создания нового <nobr>бизнес-процесса</nobr> в Битрикс. Опция «Доступ» позволяет дать/изменить/аннулировать права как для всего <nobr>бизнес-процесса</nobr>, так и для конкретных действий внутри него.</p> <h2 class="standart_h2 standart_bold-font">Другие настройки</h2> <p class="text">Папки и файлы, которые хранятся в системе, тоже имеют настройки доступа. По умолчанию система работает так, что пользователь, который является владельцем папки на собственном диске, обладает неограниченным доступом к файлам, находящимся в хранилище. Но если есть такая необходимость, права доступа <span class="standart_bold-font">можно отредактировать и делегировать</span> определенные полномочия работы с файлами коллегам.<br><br> <span class="standart_bold-font">Для этого необходимо:</span></p> <ul class="standart__list"> <li class="standart__list-item"><p>Открыть диск и выбрать необходимую папку/документ; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p>Через опцию «Права доступа» задать круг лиц для предоставления прав и выбрать уровнь прав; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p>Подтвердить настройку нажатием кнопки «Сохранить». </p> </li> </ul> <p class="text">Пользователь, которому предоставлены права доступа, получит соответствующее уведомление в системе. Он может как согласиться с предложением, так и отклонить его.</p> <img src="/blog/img/content1.png" class="cases-detail__img"> <p class="text">Руководство по правам доступа в Bitrix24 существует и для открытых линий — инструмента, который аккумулирует все сообщения из разных каналов, устанавливают очередность их обработки и распределяют между сотрудниками. Настройка доступов к Открытым линиям (<nobr>контакт-центру</nobr>) <span class="standart_underline-font">осуществляются по алгоритму,</span> схожему с телефонией.</p> <h3 class="standart_h3 standart_bold-font">Основные шаги:</h3> <ol class="standart__list"> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 1 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Открытие раздела <nobr>«Контакт-центр»</nobr>; </p> </li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 2 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Выбор любого канала (например, Telegram, ВКонтакте); </p> </li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 3 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Переход в «Права доступа», потом — в «Настроить»; </p> </li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 4 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Выбор стандартных ролей или создание новых в случае необходимости; </p> </li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 5 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Присвоение ролей пользователям из системы; </p> </li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 6 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Настройка прав для сущностей. </p> </li> </ol> <h2 class="standart_h2 standart_bold-font">Права доступа для команд в Bitrix24: важные нюансы </h2> <p class="text">При работе в Битрикс24 система разграничения прав необходима всегда, независимо от масштаба компании и сферы ее деятельности.<br><br> Но есть некоторые моменты, которые стоит учитывать в процессе реализации данного подхода:</p> <ul class="standart__list"> <li class="standart__list-item"><p>Перечень доступных настроек доступа <span class="standart_underline-font">зависит от тарифного плана, а также версии Bitrix24</span> (облако или коробка); </p> </li> <li class="standart__list-item"><p>Изначально важно <span class="standart_underline-font">сформировать и зафиксировать структуру компании</span> (система сама сформирует иерархию), распределить специалистов по группам; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p>После увольнения сотрудника доступы, предоставленные ему, <span class="standart_underline-font">необходимо аннулировать</span>. Если пользователь изначально не прошел авторизацию после приглашения, его можно просто удалить. Если авторизация пройдена, перед удалением доступа необходимо проверить, нет ли за сотрудником незакрытых задач (открепить их в случае необходимости), провести процедуру увольнения согласно регламенту системы. Когда данные сотрудника появятся в списке уволенных, все доступы автоматически будут аннулированы; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p>Чем крупнее компания и сложнее ее структура, тем больше времени и усилий потребуется для <span class="standart_underline-font">настройки всех прав доступа</span>;</p> </li> <li class="standart__list-item"><p>Иногда права <span class="standart_underline-font">могут конфликтовать</span>. Несоответствие обычно бывает в том случае, если специалист получает определенные права как сотрудник и как член отдела. В таких ситуациях преимущество у уровня прав с максимальными возможностями. Но данное несоответствие важно своевременно выявлять и устранять. </p> </li> </ul>

12.06.2024 12:35:00

24.07.2024 17:30:34