Настройка прав доступа в Bitrix24 — условие, которое необходимо выполнять для построения четкой структуры действий сотрудников команды, повышения эффективности совместной работы, дисциплинированности персонала и безопасности системы. Только при рациональном и своевременном разграничений прав внутри компании каждый специалист будет заниматься исключительно своими профессиональными делами, не отвлекаясь на проекты других пользователей.
Обеспечение разграничения прав в Битрикс24 необходимо как крупным компаниям, так и небольшим командам.
Данный подход позволяет:
Открыть доступ к необходимой информации в системе тем пользователям, которым она необходима для выполнения рабочих задач, и ограничить для тех сотрудников, которые в ней не нуждаются. Например, если речь идет о менеджерах продаж, то нет необходимости пользоваться каждому из них общей базой клиентов;
Обеспечить безопасность данных в Bitrix24. Сотрудники владеют доступом только к определенным сведениям системы, что минимизирует риски утечек, неправомерного использования конфиденциальной информации;
Повысить продуктивность работы каждого отдельного сотрудника и всей компании в целом;
Создать благоприятный психологический климат в команде. Когда полномочия и обязанности имеют четкую структуру, понятную всем сотрудникам, снижается уровень тревожности специалистов, повышается удовлетворенность деятельностью.
Кроме этого, разграничение прав способствует быстрой адаптации к рабочим процессам новых сотрудников.
CRM — один из ключевых инструментов системы Битрикс24. В основе алгоритма разграничения прав — принцип ролей CRM. Для каждой роли предусмотрены определенные сущности (лид, счет и так далее) и уровни доступа.
Внутри каждой сущности можно задать определенный доступ к конкретным действиям (например, изменение документов, их чтение, экспорт, импорт). Права являются уникальными, не дублируются и в большинстве случаев не конфликтуют друг с другом.
Например, если определенному пользователю разрешено добавлять новые элементы в систему, но не разрешено чтение, то после того, как он добавит определенный документ в Битрикс24, открыть и прочитать файл он больше не сможет.
Алгоритм для перехода к соответствующему функционалу CRM следующий:
В административной системе выбрать CRM;
Нажать «Еще»;
В разделе настроек кликнуть «Права доступа», после этого выбрать вариант «CRM»;
Выбрать существующие роли (например, директор, менеджер) или создать новые варианты, определить круг лиц для них.
Роли могут носить персональный характер, то есть присваиваться лично
Владельцам масштабного бизнеса необходимо учитывать то, что настройка Bitrix24 для крупных компаний ряд особенностей. Например, для повышения эффективности
Если речь идет о лидах и сделках, то здесь целесообразно детализировать права в разрезе стадий.
Телефония также предполагает разграничение доступов на основе ролей, распределенных между сотрудниками компании. Перечень уровней зависит от конкретного наименования сущности телефонии. Роли могут быть персональными и групповыми (по аналогии с CRM).
Наименования ролей предложит система, для каждого варианта можно настроить параметры, выбрав определенное право для сущности и действия. Сущностей шесть, в каждую включены определенные действия и возможность устанавливать уровень права доступа.
Выбираем «Права доступа»;
Используем имеющийся список ролей или выбираем опцию «Добавить»;
Переходим к редактированию роли, присваивая каждой сущности (статистика звонков, запись звонка, исходящий звонок, настройки пользователя, настройки телефонии, управление номерами) и действию (просмотр, изменение, прослушивание, выполнение) определенное право из выпадающего списка;
Присваиваем роль конкретному пользователю или целой группе сотрудников компании.
Лучшие практики прав доступа Bitrix24 предполагают разграничение полномочий и в плане
Папки и файлы, которые хранятся в системе, тоже имеют настройки доступа. По умолчанию система работает так, что пользователь, который является владельцем папки на собственном диске, обладает неограниченным доступом к файлам, находящимся в хранилище. Но если есть такая необходимость, права доступа можно отредактировать и делегировать определенные полномочия работы с файлами коллегам.
Для этого необходимо:
Открыть диск и выбрать необходимую папку/документ;
Через опцию «Права доступа» задать круг лиц для предоставления прав и выбрать уровнь прав;
Подтвердить настройку нажатием кнопки «Сохранить».
Пользователь, которому предоставлены права доступа, получит соответствующее уведомление в системе. Он может как согласиться с предложением, так и отклонить его.
Руководство по правам доступа в Bitrix24 существует и для открытых линий — инструмента, который аккумулирует все сообщения из разных каналов, устанавливают очередность их обработки и распределяют между сотрудниками. Настройка доступов к Открытым линиям (
1
Открытие раздела
2
Выбор любого канала (например, Telegram, ВКонтакте);
3
Переход в «Права доступа», потом — в «Настроить»;
4
Выбор стандартных ролей или создание новых в случае необходимости;
5
Присвоение ролей пользователям из системы;
6
Настройка прав для сущностей.
При работе в Битрикс24 система разграничения прав необходима всегда, независимо от масштаба компании и сферы ее деятельности.
Но есть некоторые моменты, которые стоит учитывать в процессе реализации данного подхода:
Перечень доступных настроек доступа зависит от тарифного плана, а также версии Bitrix24 (облако или коробка);
Изначально важно сформировать и зафиксировать структуру компании (система сама сформирует иерархию), распределить специалистов по группам;
После увольнения сотрудника доступы, предоставленные ему, необходимо аннулировать. Если пользователь изначально не прошел авторизацию после приглашения, его можно просто удалить. Если авторизация пройдена, перед удалением доступа необходимо проверить, нет ли за сотрудником незакрытых задач (открепить их в случае необходимости), провести процедуру увольнения согласно регламенту системы. Когда данные сотрудника появятся в списке уволенных, все доступы автоматически будут аннулированы;
Чем крупнее компания и сложнее ее структура, тем больше времени и усилий потребуется для настройки всех прав доступа;
Иногда права могут конфликтовать. Несоответствие обычно бывает в том случае, если специалист получает определенные права как сотрудник и как член отдела. В таких ситуациях преимущество у уровня прав с максимальными возможностями. Но данное несоответствие важно своевременно выявлять и устранять.
МЫ НА СВЯЗИ
МЫ НА СВЯЗИ
