Автоматизация операционной деятельности в компании

<p class="text">Автоматизация подразумевает перевод стандартных задач под контроль специальных программ. Главное преимущество такого подхода — высвобождение человеческих ресурсов и направление потенциала сотрудников на выполнение других, более значимых и стратегических поручений. Как результат — рутина минимизируется, производительность команды повышается, а управление бизнесом становится более эффективным. Это ключевые моменты, объясняющие растущую актуальность автоматизации операционной деятельности компаний. </p> <h2 class="standart_h2 standart_bold-font">Основные преимущества автоматизации операционной деятельности</h2> <p class="text">Операционной деятельностью принято называть процессы, которые формируют базу любого бизнеса. Это может быть производство, маркетинг, продажи и так далее. Но автоматизировать можно не только их: использование программ также применяется относительно управляющих и поддерживающих <nobr>бизнес-процессов</nobr>. Тем не менее именно автоматизация операционной деятельности является ключевой и позволяет максимально оптимизировать работу бизнеса. </p> <blockquote>Чаще всего автоматизация внедряется в развивающихся компаниях, когда действующие алгоритмы работы не позволяют расти нужными темпами и утратили прежнюю эффективность. Также признаками того, что бизнес нуждается в автоматизации, является большое количество рутинных задач и используемых программ, повторяющиеся ошибки, которые допускают сотрудники, нарушение сроков реализации проектов, отсутствие системы контроля над решением задач, довольно большое число сотрудников, работающих удаленно. </blockquote> <p class="text">Автоматизация способна улучшить положение дел в любой компании — как в небольшом предприятии, так и в крупной корпорации. Сфера деятельности тоже особого значения не имеет. </p> <img src="/blog/img/meeting.jpg" class="cases-detail__img"> <p class="text standart_bold-font">К основным преимуществам автоматизации можно отнести: </p> <ol class="standart__list"> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 1 </p> <div class="stage-line"> </div> <p><span class="standart_bold-font">Сокращение времени, необходимого на выполнение операций.</span> Экономия ресурсов — это важнейшая задача автоматизации. Внедрив продукты Битрикс, бизнес может повысить скорость выполнения задач, увеличить их количество (в том числе благодаря возможности нескольких операций в параллельном режиме) благодаря выделению этапов каждой задачи, назначению ответственных за выполнение и сроков реализации; </p></li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 2 </p> <div class="stage-line"> </div> <p><span class="standart_bold-font">Увеличение производительности и эффективности работы:</span> как каждого отдельного сотрудника, так и всей команды в целом. За счет того, что многие повторяющиеся задачи решаются программным обеспечением, сотрудники могут выполнить больше поручений, дел, направить свободное время на инновационные, творческие, креативные проекты; </p></li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 3 </p> <div class="stage-line"> </div> <p><span class="standart_bold-font">Снижение вероятности ошибок и повышение качества процессов.</span> ПО для автоматизации минимизирует человеческий фактор, а ситуации, когда сотрудники забывают позвонить клиенту или некоторые задачи остаются невыполненными, исключены; </p></li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 4 </p> <div class="stage-line"> </div> <p><span class="standart_bold-font">Оптимизация использования ресурсов и сокращение издержек.</span> После внедрения автоматизации все сотрудники работают в общем информационном пространстве, их действия скоординированы, а нагрузка распределена по времени. Потребность в проведении многочисленных планерок и собраний отпадает, значительно сокращается и облегчается процесс адаптации новых сотрудников, работа компании не нарушается при временном отсутствии членов команды (например, при уходе в отпуск). Минимизация издержек возможна благодаря тому, что все поручения, необходимые для полноценного функционирования бизнеса, выполняются качественно и в срок. Например, система не позволит забыть отправить отчет в налоговую, а значит — поможет избежать штрафа; </p></li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 5 </p> <div class="stage-line"> </div> <p><span class="standart_bold-font">Безопасность.</span> Базы данных компании, в том числе финансовая информация и личные сведения клиентов, находятся под защитой от внешних угроз, несанкционированного доступа третьих лиц. </p></li> </ol> <p class="text">В числе процессов, которые чаще всего автоматизируются — бухгалтерия, клиентские сервисы, управление проектами и сотрудниками, документооборот. </p> <h2 class="standart_h2 standart_bold-font">Ключевые аспекты автоматизации операционной деятельности</h2> <p class="text">Автоматизация — довольно многогранный процесс, предполагающий, что программа полностью или частично выполняет работу человека. </p> <p class="text standart_bold-font">Автоматизация включает следующие аспекты:</p> <ul class="standart__list"> <li class="standart__list-item"><p><span "standart_bold-font">Автоматизация рутинных задач.</span> В любой компании по мере ее развития накапливаются рутинные поручения, которые выполняются сотрудниками с определенной регулярностью. К таким задачам можно отнести заполнение налоговых деклараций, начисление зарплат, оформление новых заказов и передача их на склад, рассылка оповещений клиентам. Если <nobr>какая-либо</nobr> часть операционной деятельности не требует повышенных интеллектуальных затрат, ее можно доверить технологиям; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p><span "standart_bold-font">Использование программного обеспечения для автоматизации процессов.</span> Основные признаки того, что процесс нуждается в автоматизации — его регулярное повторение, требование от сотрудника одних и тех же действий, наличие ошибок. Используя продукты Bitrix, компания передает часть задач ПО, повышая тем самым результативность ведения бизнеса; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p><span "standart_bold-font">Внедрение системы управления автоматизацией операций.</span> Аналитики из сферы электронной коммерции уверены, что системы OMS имеют важное значение в цифровом маркетинге, исключают вероятность задержки заказов и нарушения логистических цепочек, что делает ведение бизнеса максимально предсказуемым и управляемым; </p> </li> <li class="standart__list-item"><p><span "standart_bold-font">Обучение сотрудников и поддержка внедрения автоматизации. </span>Отсутствие подготовительной разъяснительной работы в команде — частая ошибка бизнеса при внедрении автоматизации. Как следствие — негативное отношение сотрудников к изменению процесса выполнения задач, непонимание основных этапов работы и роли технологий, неправильное использование потенциала ПО. Что касается поддержки, то это тоже важная составляющая часть автоматизации, цель которой — быстрое реагирование на <nobr>форс-мажоры</nobr>, возникающие вопросы, помощь в команде в техническом и информационном плане. </p> </li> </ul> <img src="/blog/img/ec4ecafe-b50f-5b8f-915c-e5a027d19f44.jpg" class="cases-detail__img"> <h2 class="standart_h2 standart_bold-font">Примеры успешной автоматизации операционной деятельности</h2> <p class="text standart_bold-font"><a target="_blank" href="https://techin.by/cases/razrabotka-modulya-dlya-elektronnogo-dokumentooborota-vitalyur/">Разработка модуля для электронного документооборота для Виталюр</a> позволила:</p> <ol class="standart__list"> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 1 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Оптимизировать процесс создания, согласования, утверждения и ознакомления с нормативными документами компании. </p> </li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 2 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Автоматизировать работу с нормативными документами, что позволит сотрудникам сэкономить ресурсы. </p> </li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 3 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Сделать документооборот более прозрачным, чтобы руководство могло лучше контролировать эту область деятельности. </p> </li> </ol> <p class="text standart_bold-font"><a target="_blank" href="https://techin.by/cases/razrabotka-modulya-opoveshcheniya-dlya-kompanii-teplosila/">Разработка модуля оповещения для компании Теплосила</a> позволила:</p> <ul class="standart__list"> <li class="standart__list-item"><p>Сократить время, которое требуется сотрудникам для ознакомления с комментариями, предназначенными для них.</p></li> <li class="standart__list-item"><p>Ускорить процесс реагирования на сообщения.</p></li> <li class="standart__list-item"><p>Исключить возможность игнорирования важных уведомлений о задачах.</p></li> </ul> <p class="text standart_bold-font">Так же можем привести в пример личный опыт. Используя автоматизацию, в «Техноинновации» мы:</p> <ol class="standart__list"> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 1 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Ускорили коммуникацию и получили экономию времени. <nobr>Проект-менеджер</nobr> больше не занимается пересказом информации от клиента. Можно сказать разработчику: «Послушай сообщение клиента с 4:15 до 5:20 секунд — что ты про это думаешь? Можем мы это внедрить?»;</p></li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 2 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Улучшили взаимоотношения между программистами и <nobr>проект-менеджерами</nobr>;</li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 3 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Избавились от искажения данных и эффекта «испорченного телефона»;</p></li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 4 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Ускорили реакцию разработчика на вопрос клиента: «А можем ли мы внедрить такое техническое решение?». В обычной ситуации <nobr>проект-менеджер</nobr> бы сказал: «Я это уточню» и ушел бы на несколько часов, и так с каждым техническим вопросом клиента;</p> </li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 5 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Убрали недопонимание между заказчиком и <nobr>компанией-разработчиком</nobr> — сейчас за процессом наблюдает не «одна голова», а несколько.</p></li> </ol> <h2 class="standart_h2 standart_bold-font">Потенциальные проблемы и риски при автоматизации операционной деятельности</h2> <p class="text"> Несмотря на множество плюсов, которые предполагает автоматизация, при ее внедрении бизнес может столкнуться с некоторыми сложностями и рисками. Среди них можно выделить: </p> <ol class="standart__list"> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 1 </p> <div class="stage-line"> </div> <p><span "standart_bold-font">Необходимость тщательного планирования и анализа перед автоматизацией.</span> Прежде чем изменить структуру операционной деятельности компании важно ответить на вопросы, какие именно процессы будут автоматизированы (охватить сразу все — не лучшее решение), какие из них самые приоритетные, каких результаты будет достигнуты. Детальное планирование каждого этапа, подготовка сотрудников — залог эффективной автоматизации. При этом важно понимать, что если в компании нет согласованности в процессах и единого маршрута согласования текущих вопросов, автоматизация может только усугубить ситуацию; </p> </li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 2 </p> <div class="stage-line"> </div> <p><span "standart_bold-font">Совместимость с существующей <nobr>IT-инфраструктурой</nobr>. </span>Случаются ситуации, когда компания внедрила систему автоматизации, но не предусмотрела ее интеграцию с ПО, которое уже используется в работе. Итог — сбои в работе, отсутствие синхронизации между платформами. Единственный способ избежать подобных <nobr>форс-мажоров</nobr> — предусмотреть совместимость еще на стадии составления технического задания, составить поэтапный план интеграции и протестировать совместную работу старого и нового ПО; </p> </li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 3 </p> <div class="stage-line"> </div> <p><span "standart_bold-font">Риски информационной безопасности и утечек данных.</span> Чтобы минимизировать такие угрозы, важно обеспечить безопасность ПО за счет анализа рисков и уязвимостей, постоянного сканирования системы, продумать стратегию управления доступами; </p> </li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 4 </p> <div class="stage-line"> </div> <p class="text"><span "standart_bold-font">Потребность в постоянной поддержке и обновлении системы автоматизации.</span> Программу автоматизации недостаточно внедрить: чтобы она работала без сбоев, соответствовала новым тенденциям и решала задачи бизнеса, важно обеспечить своевременное решение возникающих проблем через службу поддержки и обновление сервиса. </p> </li> </ol> <img src="/blog/img/de90dd8525712c0656b39b20b87b8945.jpg" class="cases-detail__img"> <h2 class="standart_h2 standart_bold-font">Результаты и выводы</h2> <blockquote>Таким образом, система автоматизации при грамотном использовании способна увеличить прибыль бизнеса, сократить издержки, оптимизировать работу сотрудников, минимизировать риски ошибок, повысить прозрачность операционной деятельности компании. Чтобы внедрение ПО было оправданным, важно продумать все этапы его внедрения, включая анализ <nobr>бизнес-процессов</nobr> и обучение сотрудников, предусмотреть решение вопросов безопасности и поддержки, определиться с методикой оценки результативности. Пытаться сразу автоматизировать максимальное количество <nobr>бизнес-процессов</nobr> не стоит, лучше начать с наиболее приоритетных. Чаще всего бизнес автоматизирует документооборот, бухгалтерский учет, взаимодействия с клиентами, управление проектами. </blockquote> <h2>Заключение</h2> <p class="text">Необходимость автоматизировать операционную деятельность чаще всего возникает тогда, когда компания переходит в стадию активного роста, а существующие методы и алгоритмы работы за этим ростом не «успевают». Также программы для автоматизации применяются в ситуациях, когда бизнес планирует масштабироваться, но не готов тратить много средств на расширение штата, приобретение дополнительных сервисов.</p> <p class="text">Автоматизация позволяет повысить эффективность команды, ускорить выполнение задач, облегчить работу сотрудников. Востребованность ПО для автоматизации способствует постоянному развитию этой сферы, и чтобы удовлетворить растущие запросы бизнеса, разработчики программ делают их более функциональными и удобными, обеспечивая регулярные обновления продуктов. В условиях растущей конкуренции современному бизнесу сложно функционировать и развиваться без внедрения автоматизации. </p>

21.08.2024 14:15:00

22.08.2024 12:24:02