menu-img
Разработка модуля для электронного документооборота, Виталюр

Разработка модуля для электронного документооборота, Виталюр

Поставленные задачи

В каждой компании, в том числе и в ОДО «Виталюр», есть определенный перечень нормативных и регламентных документов, которые актуальны для данной организации, сферы деятельности. Эти документы составляются, утверждаются, согласовываются, а потом доводятся до сотрудников, при необходимости корректируются и дополняются. Сотрудники должны ознакомиться с содержанием файлов, чтобы учитывать их ключевые положения в своей работе. Руководители отделов, в свою очередь, отслеживают, чтобы все подчиненные изучили необходимые документы.

Перечень документов, обязательных для ознакомления, может варьироваться в зависимости от наименования отдела. Например, для сотрудников юридического отдела актуальны одни файлы, для специалистов отдела сбыта — другие. Если в компанию приходит новый сотрудник, ему необходимо ознакомиться со всеми документами, предназначенными для его отдела.

Чтобы процесс работы с документацией был минимально затратным и максимально оперативным, целесообразно внедрение модуля электронного документооборота. Он предусматривает хранение всех необходимых документов в цифровом формате, предоставление доступа к файлам сотрудникам (всем или какой-либо группе), контроль над процессом ознакомления.

Задачи, которые необходимо было реализовать для внедрения модуля в компании:

  1. 1

    Оцифровать внутренние документы ОДО «Виталюр», обеспечить их безопасное хранение;

  2. 2

    Внедрить алгоритм работы с электронными документами (создание, согласование, ознакомление) в системе Битрикс24;

  3. 3

    Выполнить разработку модуля электронного документооборота исходя из пожеланий заказчика.

Документов в «Виталюре» очень много, свои правила и требования разработаны для всех отделов. Соответственно, для каждого документа необходимо было предусмотреть доступ определенного круга специалистов, распределить все файлы по типам, отделам. У каждого из них свой срок действия, поэтому было важно настроить уведомления автору (начальнику юридического отдела, руководителю производственного отдела, бухгалтеру и так далее) о том, что срок действия истекает.

Реализация на практике

После завершения всех этапов разработки модуля, работа с электронными документами в ОДО «Виталюр» строится следующим образом:

  1. 1

    Ответственное лицо (автор) заводит какой-либо документ (обычно в формате Word) в Битрикс24. В специальную форму вносится информация: дата создания, перечень отделов, для которых документ актуален, данные сотрудников, имеющих доступ к файлу, срок действия;

  2. 2

    После запуска процесса ответственным лицом документ отправляется на согласование. Обычно этим занимаются руководители отделов. Если по мнению кого-либо из них документ требует внесения правок, доработок, согласующий сотрудник отклоняет согласование и указывает, что именно нужно изменить. После внесения корректировок файл опять подлежит согласованию. Когда все назначенные сотрудники поставили свои резолюции, в конце в автоматическом режиме появляются их ФИО и дата согласования, документ считается согласованным;

  1. 3

    Документ попадает в отдел документооборота (канцелярию). Здесь файл проверяют на соответствие нормам делопроизводства, наличие орфографических и других ошибок, после исправления всех недочетов распечатывают и отдают на подпись руководству (гендиректору, начальнику коммерческого отдела и так далее). После подписания документ считается принятым;

  2. 4

    Документ сканируется и загружаются в формате PDF в систему Битрикс24. С этого момента все сотрудники, которым предусмотрен доступ к файлу, могут его читать и использовать в работе;

  3. 5

    Сотрудники, которые должны ознакомиться с документом, делают это в формате задач. Например, при принятии нового документа, касающегося отдела продаж, соответствующая задача появляется у всех специалистов этого отдела. Когда файл изучен, каждый из них ставит соответствующую отметку в Битрикс24. Соответственно, если в компанию приходит новый сотрудник, ему предстоит ознакомиться со всеми документами, касающимися его отдела, это тоже фиксируется в формате задачи.


Руководители каждого отдела могут просматривать информацию о том, какие сотрудники ознакомились и не ознакомились с документом. Такие отчеты, которые генерируются системой, они получают на электронную почту.

Если в документ вносятся изменения, формируется так называемая цепочка файлов из предыдущей версии, действующего варианта, а также связанных с ними документов (например, приложений).

Ключевые аспекты работы электронного документооборота ОДО «Виталюр» в Битрикс24:


Результат

Разработка модуля электронного документооборота в системе Битрикс24 ОДО «Виталюр» позволила:

  1. 1

    Оптимизировать процесс создания, согласования, утверждения и ознакомления с нормативными документами компании;

  2. 2

    Увеличить прозрачность документооборота, повысить контроль со стороны руководства над этим направлением деятельности;

  3. 3

    Автоматизировать процесс работы с нормативными документами, сэкономив тем самым ресурсы сотрудников.

contact-us-image
client-logo

Оптимизировали обработку заказов, интегрировав R-keeper с сайтом для максимальной автоматизации и улучшения клиентского сервиса.

client-logo

Выполнили работы в рамках техподдержки сайта, а также внесли изменения в страницу, размещенную на другом интернет-ресурсе

client-logo

Создали удобный инструмент для анализа, фильтрации и маркировки сделок, повысив оперативность реагирования на изменение статуса сделки

client-logo

Расширили функциональность сайта, внедрили новые опции для клиентов

client-logo

Разработали модуль электронного документооборота в системе Битрикс24 для ОДО "Виталюр".

client-logo

Создали удобные, привлекательные и конкурентоспособные сайты интернет-магазина и площадки для проведения электронных аукционов.

client-logo

Разработали и протестировали автоматизированное рабочее место (АРМ), чем обеспечили возможность заключения договоров ДНПС вне офисов.

client-logo

Разработали конкурентоспособный сайт, напрямую связанный с CRM, который отвечает всем современным требованиям.

client-logo

Внедрили Битрикс24, оптимизировали обработку заказов, автоматизировали процессы.

client-logo

Внедрили в работу компании Битрикс 24, расширили функционал сервисов, создали единое IT-пространство для общих проектов и систематизировали донесение информации для сотрудников

Смотреть Все кейсы