Разработка модуля для электронного документооборота, Виталюр

<h2 class="standart_h2 standart_bold-font">Поставленные задачи</h2> <p class="text">В каждой компании, в том числе и в ОДО «Виталюр», есть определенный перечень нормативных и регламентных документов, которые актуальны для данной организации, сферы деятельности. Эти документы составляются, утверждаются, согласовываются, а потом доводятся до сотрудников, при необходимости корректируются и дополняются. Сотрудники должны ознакомиться с содержанием файлов, чтобы учитывать их ключевые положения в своей работе. Руководители отделов, в свою очередь, отслеживают, чтобы все подчиненные изучили необходимые документы.</p> <img src="/cases/vitalyur/Vitalur_case_2-1.png" class="standart_img" title="Vitalur"> <p class="text">Перечень документов, обязательных для ознакомления, может варьироваться в зависимости от наименования отдела. Например, для сотрудников юридического отдела актуальны одни файлы, для специалистов отдела сбыта — другие. Если в компанию приходит новый сотрудник, ему необходимо ознакомиться со всеми документами, предназначенными для его отдела.</p> <img src="/cases/vitalyur/Vitalur_case_2.png" class="standart_img" title="Vitalur"> <p class="text">Чтобы процесс работы с документацией был минимально затратным и максимально оперативным, целесообразно внедрение модуля электронного документооборота. Он предусматривает хранение всех необходимых документов в цифровом формате, предоставление доступа к файлам сотрудникам (всем или <nobr>какой-либо</nobr> группе), контроль над процессом ознакомления.</p> <h3 class="standart_h3 standart_bold-font">Задачи, которые необходимо было реализовать для внедрения модуля в компании:</h3> <ol class="standart__list"> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 1 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Оцифровать внутренние документы ОДО «Виталюр», обеспечить их безопасное хранение;</p></li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 2 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Внедрить алгоритм работы с электронными документами (создание, согласование, ознакомление) в системе Битрикс24;</p></li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 3 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Выполнить разработку модуля электронного документооборота исходя из пожеланий заказчика.</p></li> </ol> <p class="text">Документов в «Виталюре» очень много, свои правила и требования разработаны для всех отделов. Соответственно, для каждого документа необходимо было предусмотреть доступ определенного круга специалистов, распределить все файлы по типам, отделам. У каждого из них свой срок действия, поэтому было важно настроить уведомления автору (начальнику юридического отдела, руководителю производственного отдела, бухгалтеру и так далее) о том, что срок действия истекает.</p> <h3 class="standart_h3 standart_bold-font">Реализация на практике</h3> <p class="text">После завершения всех этапов разработки модуля, работа с электронными документами в ОДО «Виталюр» строится следующим образом:</p> <ol class="standart__list mb-1"> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 1 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Ответственное лицо (автор) заводит <nobr>какой-либо</nobr> документ (обычно в формате Word) в Битрикс24. В специальную форму вносится информация: дата создания, перечень отделов, для которых документ актуален, данные сотрудников, имеющих доступ к файлу, срок действия;</p></li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 2 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>После запуска процесса ответственным лицом документ отправляется на согласование. Обычно этим занимаются руководители отделов. Если по мнению <nobr>кого-либо</nobr> из них документ требует внесения правок, доработок, согласующий сотрудник отклоняет согласование и указывает, что именно нужно изменить. После внесения корректировок файл опять подлежит согласованию. Когда все назначенные сотрудники поставили свои резолюции, в конце в автоматическом режиме появляются их ФИО и дата согласования, документ считается согласованным;</p></li> </ol> <img src="/cases/vitalyur/Vitalur_case_2-3.png" class="standart_img" title="Vitalur"> <ol class="standart__list"> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 3 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Документ попадает в отдел документооборота (канцелярию). Здесь файл проверяют на соответствие нормам делопроизводства, наличие орфографических и других ошибок, после исправления всех недочетов распечатывают и отдают на подпись руководству (гендиректору, начальнику коммерческого отдела и так далее). После подписания документ считается принятым;</p></li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 4 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Документ сканируется и загружаются в формате PDF в систему <a target="_blank" href="https://techin.by/bitriks24/">Битрикс24</a>. С этого момента все сотрудники, которым предусмотрен доступ к файлу, могут его читать и использовать в работе;</p></li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 5 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Сотрудники, которые должны ознакомиться с документом, делают это в формате задач. Например, при принятии нового документа, касающегося отдела продаж, соответствующая задача появляется у всех специалистов этого отдела. Когда файл изучен, каждый из них ставит соответствующую отметку в Битрикс24. Соответственно, если в компанию приходит новый сотрудник, ему предстоит ознакомиться со всеми документами, касающимися его отдела, это тоже фиксируется в формате задачи.</p></li> </ol><br> <img src="/cases/vitalyur/Vitalur_case_2-4.png" class="standart_img" title="Vitalur" title="Vitalur_case_2"> <p class="text">Руководители каждого отдела могут просматривать информацию о том, какие сотрудники ознакомились и не ознакомились с документом. Такие отчеты, которые генерируются системой, они получают на электронную почту.<br><br> Если в документ вносятся изменения, формируется так называемая цепочка файлов из предыдущей версии, действующего варианта, а также связанных с ними документов (например, приложений).</p> <img src="/cases/vitalyur/Vitalur_case_2-5.png" class="standart_img mb-1" title="Vitalur" title="Vitalur_case"> <h3 class="standart_h3 standart_bold-font">Ключевые аспекты работы электронного документооборота ОДО «Виталюр» в Битрикс24:</h3> <ul class="standart__list mb-1"> <li class="standart__list-item"><p>Файлы хранятся в разделе «Нормативные документы» системы. Для всех пользователей доступны: база данных файлов, документы, запущенные авторизованным пользователем, а также поступившие ему на согласование, ознакомление, опция запуска документа. Для канцелярии доступными действиями являются: форматирование и регистрация, добавление файла без согласования, ограничение и предоставление доступа, отчет по задаче об ознакомлении (с возможностью выгрузки в <nobr>EXCEL-файл</nobr>), конструктор отчетов;</p></li> <li class="standart__list-item"><p>В «Базе нормативных документов» для перехода к конкретным файлам нужно выбрать раздел в меню слева. Все пользователи могут скачивать документы, запрашивать доступ к ним, специалисты канцелярии — скачивать, перемещать в архив, удалять. Также на странице предусмотрен поиск, фильтр и возможность выбирать отображаемые столбцы;</p></li> </ul> <div class="standart_bold-font"> <img src="/cases/vitalyur/Vitalur_case_2-6.png" class="standart_img" title="Vitalur" title="Vitalur_case"> </div> <ul class="standart__list"> <li class="standart__list-item"><p>Страница «Мои документы» имеет опцию просмотра истории изменений файла;</p></li> <li class="standart__list-item"><p>При запуске документа обязательно заполнение определенных полей: нужно выбрать конкретный файл, указать классификатор, ввести название документа, выбрать подразделения для предоставления прав доступа и ФИО сотрудников, которые должны его согласовать;</p></li> <li class="standart__list-item"><p>На странице «Согласование документов» отображаются файлы, поступившие на согласование авторизованному пользователю. Чтобы открыть карточку с заданием, необходимо в столбце «Задание» нужного документа нажать на «Открыть карточку документа». В карточке файл можно скачать, согласовать, отправить на доработку, оставить комментарий;</p></li> <li class="standart__list-item"><p>Функционал страницы «На исполнении у автора» схож с опциями раздела «Согласование документов». Когда файл поступает на доработку, появляется специальная карточка, в которой можно скачать, прикрепить исправленный документ, отправить файл повторно, отметить как неактуальный, оставить комментарий. Если документ пришел на утверждение, в столбце «Задание» нужно нажать на «Распечатать документ и утвердить», после чего откроется карточка документа, где его можно скачать, утвердить, утвердить повторно, оставить комментарий;</p></li> <li class="standart__list-item"><p>Окно списка «Форматирование и регистрация» аналогично странице «Согласование документов». Непосредственно для форматирования необходимо нажать на «Перейти к документу для форматирования»;</p></li> <li class="standart__list-item"><p>Страница «На ознакомлении» содержит список всех задач на ознакомление с документами. Для перехода в окно задачи нужно кликнуть по ее названию. Далее доступно скачивание файла, переход в общую базу, закрытие задачи после ознакомления.</p></li> </ul><br> <h2 class="standart_h2 standart_bold-font">Результат </h2> <p class="text">Разработка модуля электронного документооборота в системе <a target="_blank" href="https://techin.by/bitriks24/">Битрикс24</a> ОДО «Виталюр» позволила:</p> <ol class="standart__list"> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 1 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Оптимизировать процесс создания, согласования, утверждения и ознакомления с нормативными документами компании;</p></li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 2 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Увеличить прозрачность документооборота, повысить контроль со стороны руководства над этим направлением деятельности;</p></li> <li class="standart__list-item"> <p class="stage-num"> 3 </p> <div class="stage-line"> </div> <p>Автоматизировать процесс работы с нормативными документами, сэкономив тем самым ресурсы сотрудников.</p></li> </ol>

Поставленные задачи

В каждой компании, в том числе и в ОДО «Виталюр», есть определенный перечень нормативных и регламентных документов, которые актуальны для данной организации, сферы деятельности. Эти документы составляются, утверждаются, согласовываются, а потом доводятся до сотрудников, при необходимости корректируются и дополняются. Сотрудники должны ознакомиться с содержанием файлов, чтобы учитывать их ключевые положения в своей работе. Руководители отделов, в свою очередь, отслеживают, чтобы все подчиненные изучили необходимые документы.

Перечень документов, обязательных для ознакомления, может варьироваться в зависимости от наименования отдела. Например, для сотрудников юридического отдела актуальны одни файлы, для специалистов отдела сбыта — другие. Если в компанию приходит новый сотрудник, ему необходимо ознакомиться со всеми документами, предназначенными для его отдела.

Чтобы процесс работы с документацией был минимально затратным и максимально оперативным, целесообразно внедрение модуля электронного документооборота. Он предусматривает хранение всех необходимых документов в цифровом формате, предоставление доступа к файлам сотрудникам (всем или какой-либо группе), контроль над процессом ознакомления.

Задачи, которые необходимо было реализовать для внедрения модуля в компании:

1

Оцифровать внутренние документы ОДО «Виталюр», обеспечить их безопасное хранение;
2

Внедрить алгоритм работы с электронными документами (создание, согласование, ознакомление) в системе Битрикс24;
3

Выполнить разработку модуля электронного документооборота исходя из пожеланий заказчика.

Документов в «Виталюре» очень много, свои правила и требования разработаны для всех отделов. Соответственно, для каждого документа необходимо было предусмотреть доступ определенного круга специалистов, распределить все файлы по типам, отделам. У каждого из них свой срок действия, поэтому было важно настроить уведомления автору (начальнику юридического отдела, руководителю производственного отдела, бухгалтеру и так далее) о том, что срок действия истекает.

Реализация на практике

После завершения всех этапов разработки модуля, работа с электронными документами в ОДО «Виталюр» строится следующим образом:

1

Ответственное лицо (автор) заводит какой-либо документ (обычно в формате Word) в Битрикс24. В специальную форму вносится информация: дата создания, перечень отделов, для которых документ актуален, данные сотрудников, имеющих доступ к файлу, срок действия;
2

После запуска процесса ответственным лицом документ отправляется на согласование. Обычно этим занимаются руководители отделов. Если по мнению кого-либо из них документ требует внесения правок, доработок, согласующий сотрудник отклоняет согласование и указывает, что именно нужно изменить. После внесения корректировок файл опять подлежит согласованию. Когда все назначенные сотрудники поставили свои резолюции, в конце в автоматическом режиме появляются их ФИО и дата согласования, документ считается согласованным;

3

Документ попадает в отдел документооборота (канцелярию). Здесь файл проверяют на соответствие нормам делопроизводства, наличие орфографических и других ошибок, после исправления всех недочетов распечатывают и отдают на подпись руководству (гендиректору, начальнику коммерческого отдела и так далее). После подписания документ считается принятым;
4

Документ сканируется и загружаются в формате PDF в систему Битрикс24. С этого момента все сотрудники, которым предусмотрен доступ к файлу, могут его читать и использовать в работе;
5

Сотрудники, которые должны ознакомиться с документом, делают это в формате задач. Например, при принятии нового документа, касающегося отдела продаж, соответствующая задача появляется у всех специалистов этого отдела. Когда файл изучен, каждый из них ставит соответствующую отметку в Битрикс24. Соответственно, если в компанию приходит новый сотрудник, ему предстоит ознакомиться со всеми документами, касающимися его отдела, это тоже фиксируется в формате задачи.

Руководители каждого отдела могут просматривать информацию о том, какие сотрудники ознакомились и не ознакомились с документом. Такие отчеты, которые генерируются системой, они получают на электронную почту.

Если в документ вносятся изменения, формируется так называемая цепочка файлов из предыдущей версии, действующего варианта, а также связанных с ними документов (например, приложений).

Ключевые аспекты работы электронного документооборота ОДО «Виталюр» в Битрикс24:

Файлы хранятся в разделе «Нормативные документы» системы. Для всех пользователей доступны: база данных файлов, документы, запущенные авторизованным пользователем, а также поступившие ему на согласование, ознакомление, опция запуска документа. Для канцелярии доступными действиями являются: форматирование и регистрация, добавление файла без согласования, ограничение и предоставление доступа, отчет по задаче об ознакомлении (с возможностью выгрузки в EXCEL-файл), конструктор отчетов;
В «Базе нормативных документов» для перехода к конкретным файлам нужно выбрать раздел в меню слева. Все пользователи могут скачивать документы, запрашивать доступ к ним, специалисты канцелярии — скачивать, перемещать в архив, удалять. Также на странице предусмотрен поиск, фильтр и возможность выбирать отображаемые столбцы;

Страница «Мои документы» имеет опцию просмотра истории изменений файла;
При запуске документа обязательно заполнение определенных полей: нужно выбрать конкретный файл, указать классификатор, ввести название документа, выбрать подразделения для предоставления прав доступа и ФИО сотрудников, которые должны его согласовать;
На странице «Согласование документов» отображаются файлы, поступившие на согласование авторизованному пользователю. Чтобы открыть карточку с заданием, необходимо в столбце «Задание» нужного документа нажать на «Открыть карточку документа». В карточке файл можно скачать, согласовать, отправить на доработку, оставить комментарий;
Функционал страницы «На исполнении у автора» схож с опциями раздела «Согласование документов». Когда файл поступает на доработку, появляется специальная карточка, в которой можно скачать, прикрепить исправленный документ, отправить файл повторно, отметить как неактуальный, оставить комментарий. Если документ пришел на утверждение, в столбце «Задание» нужно нажать на «Распечатать документ и утвердить», после чего откроется карточка документа, где его можно скачать, утвердить, утвердить повторно, оставить комментарий;
Окно списка «Форматирование и регистрация» аналогично странице «Согласование документов». Непосредственно для форматирования необходимо нажать на «Перейти к документу для форматирования»;
Страница «На ознакомлении» содержит список всех задач на ознакомление с документами. Для перехода в окно задачи нужно кликнуть по ее названию. Далее доступно скачивание файла, переход в общую базу, закрытие задачи после ознакомления.

Результат

Разработка модуля электронного документооборота в системе Битрикс24 ОДО «Виталюр» позволила:

1

Оптимизировать процесс создания, согласования, утверждения и ознакомления с нормативными документами компании;
2

Увеличить прозрачность документооборота, повысить контроль со стороны руководства над этим направлением деятельности;
3

Автоматизировать процесс работы с нормативными документами, сэкономив тем самым ресурсы сотрудников.