Разработка модуля оптимизации работы с обходными листами, Виталюр

В чем суть проблемы

Когда происходит увольнение сотрудника, он должен подписать обходной лист, такая практика применяется в абсолютном большинстве компаний, «Виталюр» в этом плане не исключение. С этим документом специалист, который покидает предприятие (не важно, по какой причине) обращается в разные структурные подразделения компании, руководители которых фиксируют отсутствие материальных претензий к сотруднику. 

Такой подход весьма эффективен для исключения рисков для нанимателя, однако идеальным его назвать можно было не всегда. В ОДО «Виталюр» сложности были следующие:

• Ежемесячно наниматель увольнял около 200 сотрудников, количество обходных листов, подлежащих подписанию, было таким же. Это требовало много времени: как со стороны руководителей отделов, подписывающих такие документы, так и увольняющихся сотрудников;

• Были ситуации, когда обходные листы терялись. Их необходимо было заводить заново, начиная процесс подписания с начала;

• Сотрудник, который увольнялся, должен был посетить все отделы, иногда требовалось уточнение информации в отделе кадров или бухгалтерии.

Предложенное решение

Для оптимизации и автоматизации процесса согласования обходных листов было принято решение разработать и внедрить электронный обходной лист, а для этого предполагалась интеграция Битрикс24 с системой 1С:Бухгалтерия (в части списка). Главной целью разработки модуля для бизнес-процесса «Утверждение обходного листа при увольнении работника» было упрощение процедуры выдачи и оформления данного документа. 

Предполагалось, что указанный бизнес-процесс будет запускаться системой автоматически для каждого сотрудника из списка. Триггером его начала должен был стать сформированный приказ и выгрузка списка в формате XML-файла. Последний должен поступать из 1С:Бухгалтерии после формирования приказа и списка сотрудником отдела кадров. 

Например, увольнению подлежит определенный сотрудник компании. Согласно данным, хранящимся в 1С:Бухгалтерии, на нем числится ноутбук и фирменная одежда. Бухгалтерская система интегрирована с Bitrix, и сотрудник в CRM получает данные о том, в какие отделы ему нужно обратиться (предположим, в IT для сдачи ноутбука и к специалисту по хозяйственному снабжению для возврата формы). 

Хозяйственный и IT-отдел, в свою очередь, также получают данную информацию об увольняющемся специалисте, как и руководитель сотрудника, который покидает компанию. Если в течение отведенного времени специалист не приходит для возврата выданных материально-технических ценностей в нужные отделы, сведения в автоматическом режиме поступают руководству подразделения, юридическому отделу (в зависимости от структуры подчиненности) для принятия мер.

Как работает система на практике

Когда увольняется кто-либо из сотрудников, отдел кадров составляет соответствующий приказ и список (чаще всего уходит не один, а несколько человек). В список вносятся данные: ФИО, должность, наименование структурного подразделения, дата увольнения. 

1С:Бухгалтерия сохраняет указанные данные и выгружает файл со списком (XML) в Битрикс24. Через 60 минут после формирования файла в папке системы Bitrix запускает бизнес-процесс.

После этого:

1. 1

   Система определяет вид обходного листа для согласования в зависимости от должности увольняющегося сотрудника из списка;

2. 2

   Битрикс24 формирует список сотрудников, которые должны поставить подпись в обходном листе, добавляет их данные в бизнес-процесс;

3. 3

   Бизнес-процессу присваивается название в соответствии с ФИО увольняющегося сотрудника из списка;

4. 4

   Система направляет уведомление сотрудникам из списка, которые должны согласовать обходной лист;

5. 5

   Каждый сотрудник из списка, который должен подписать обходной лист, проверяет наличие задолженности у увольняющегося сотрудника. Если задолженность есть, то сотрудник указывает это в комментарии бизнес-процесса и ждет, пока увольняющийся сотрудник не погасит имеющуюся задолженность. Если задолженности нет, то сотрудник просто согласовывает обходной лист увольняющегося сотрудника;

6. 6

   Система проверяет, все ли сотрудники из списка согласовали обходной лист. Если все сотрудники из списка прошли согласование, Bitrix отмечает бизнес-процесс как успешно завершенный. Если не все сотрудники из списка согласовали обходной лист, система ожидает согласования обходного листа всеми сотрудниками из списка, которые должны согласовать обходной лист, после чего отмечает его как успешно заверенный. 

Результаты

Внедренное решение позволило:

1. 1

   Сократить время на оформление обходных листов, исключить факты увольнения с неподписанным или не полностью подписанным обходным листом, присвоения имущества компании;

2. 2

   Избавить сотрудника, который увольняется, от необходимости уточнять в бухгалтерии список материальных ценностей, подлежащих сдаче, посещать отделы, которые не участвуют в подписании документа;

3. 3

   Повысить контроль над процессом подписания обходного листа.