Внедрение Битрикс 24 для компании Теплосила

Кратко о заказчике

Компания «Теплосила» производит теплоэнергетическое оборудование, продукция широко представлена не только на рынке Беларуси, но и России, также проекты реализуются для заказчиков из Казахстана, Монголии и других стран.

В перечне оборудования — теплообменники, электроприводы, регуляторы давления, регулирующие клапаны, блочные тепловые пункты и так далее. Качество и надежность продукции обеспечиваются за счет собственного производства, у компании усть научно-технический и конструкторский отделы.

Какие сложности были обозначены

По большому счету структура компании представляет собой предприятие, состоящее из разных отделов, основные из них — отдел продаж, проектирования и производства. Сотрудники каждого из них решают определенные задачи: специалисты отдела продаж ищут клиентов, взаимодействуют с ними, проектировщики воплощают заказы в проекты, а на производстве на основании проектов выпускают продукцию.

Компании уже около 30 лет, и в процессе развития для оптимизации бизнес-процессов в работу «Теплосилы» внедрялись разные информационные системы (CRM, 1С), а также прикладное ПО, разработанное под заказ.

В результате сложилось ситуация, при которой каждый отдел работал в своей системе, информация была разрозненной, хранилась в разных программах и сервисах, часто дублировалась. Все это отрицательно сказывалось на эффективности внутренних коммуникаций в компании, не позволяло максимально рационально использовать ресурсы, увеличивало сроки реализации проектов.

Какое решение было предложено

Для оптимизации бизнес-процессов необходимо было свести к минимуму количество используемых программных продуктов, а для этого необходимо было внедрить универсальное ПО, которое бы имело функционал всех сервисов, используемых сотрудниками. Проще говоря, нужна была единая система, которая бы позволила решать бизнес-задачи быстрее и эффективнее, объединила все отделы и не вызывала особых сложностей при освоении.

Решение было следующим: внедрить Битрикс24 для постановки и отслеживания задач, счетов, сделок, коммерческих предложений и ERP-систему на базе 1С для объединения разных бизнес-процессов (производство, бухгалтерия, отгрузки и так далее). Для эффективного взаимодействия эти два программных продукта необходимо было «подружить» друг с другом.

Примерный алгоритм работы, который должен был реализоваться после внедрения:

1. 1

   Отдел продаж готовит счет на оплату, после согласования он устанавливается в специальный статус и автоматически передается в ERP-систему;

2. 2

   Когда деньги поступают от заказчика, информация в ERP-системе обновляется, данные автоматически отправляются в Битрикс24;

3. 3

   Отдел производства начинает делать оплаченный (полностью или частично) заказ, сведения об этом тоже появляются в системах и доступны в том числе и отделу продаж, который может информировать заказчика;

4. 4

   Когда заказ готов, отгружен, сведения в системе также обновляются.

Что изменилось после внедрения

Сейчас как только у компании появляется какой-либо новый проект, он сразу же отображается в Битрикс24. В его реализации принимают участие разные специалисты, отделы, все это фиксируется в системе. Например, задачи по проектированию назначаются на проектировщиков, за финансы отвечает бухгалтерия, за реализацию продукции — отдел продаж. Все задействованные сотрудники объединяются в едином информационном пространстве.

ERP-система задействуется тогда, когда речь заходит о финансах. Например, когда в Битрикс24 появляется соответствующая метка (флажок), отдел продаж формирует счет, согласовывает его с клиентом, информация о счете вносится в ERP-систему. Когда деньги поступили, это отображается в обеих системах, и к работе над заказом приступают другие сотрудники.

При этом счета могут быть разными. Например, если предусмотрена предоплата (полная или частичная), проект уходит в работу только после поступления денег на счет, если стороны договорились об оплате по факту отгрузки, отдел проектирования и производства приступают к выполнению заказа сразу же. Системы безошибочно «распознают» правила, установленные менеджерами, ошибки в этом случае исключены.

Таким образом, вся информация обновляется без задержек и ошибок, выполнение задач становится прозрачным, взаимодействие с клиентами — более эффективным, для оперативной коммуникации между отделами не нужно проводить планерки, обзвоны, использовать дополнительные каналы связи.

Ключевые результаты

Среди наиболее важных положительных моментов можно отметить основные:

1. 1

   Количество программных продуктов, используемых сотрудниками, сведено к минимуму, при этом функционал сервисов стал более широким;

2. 2

   Скорость выполнения задач увеличилась, а процесс их решения стал более прозрачным;

3. 3

   Сотрудники и отделы, работающие над общими проектами, теперь взаимодействуют в едином IT-пространстве, оперативно получают уведомления об упоминании их имени в задачах, могут оперативно отреагировать. Дублирование информации, ошибки, связанные с внесением данных в разные системы, исключены.